Ptáme se Viktora Mečiara, ředitele společnosti TULIP Solutions, která v Česku a v dalších státech střední Evropy vyvíjí a prodává vlastní docházkový systém TULIP.
TULIP je v každé zemi, kde se prodává, plně v souladu s místní legislativou. Viktor Mečiar díky tomu může zodpovědět na obvyklé dotazy personalistů ohledně sledovaní příchodů a odchodů, zavádění cloudových docházkových systémů nebo o postoji auditorů k moderní online evidenci docházky.
Na co by měly firmy při výběru docházkového systému myslet?
Jednoznačně to není o příchodech a odchodech. Myslím, že firmy by se měly oprostit od zažitého stereotypu, že potřebují znát přesný čas příchodu a odchodu člověka kvůli docházce. Tak to prostě není, ale většina společností takto stále přemýšlí. Je třeba rozlišovat mezi monitoringem zaměstnanců a evidencí docházky. Většina firem monitoring vůbec nepotřebuje. Naprosto postačuje online evidence docházky, nepotřebujete terminály na odpípnutí.
V čem je přínos takového systému pro HR a pro zaměstnance?
Online evidence docházky může výrazně zefektivnit proces zpracování mezd, protože pomáhá předcházet chybám. Když máte dobrý výstup z docházkového systému, tak HR a mzdové oddělení výrazně šetří čas. Se spolehlivým docházkovým systémem, který kontroluje legislativu, odpadá každoměsíční korekce dat pro mzdy. Dalším přínosem je zvýšení zaměstnaneckého komfortu, kdy evidence docházky je jednoduchá a zaměstnanec na ní nepálí čas, který má věnovat práci.
U menší firmy, kde se pracuje na v běžném osmihodinovém režimu, to asi není tak problematické jako ve fabrice nebo obchodním řetězci, že?
Určitě. Když mám specifika, jako je směnnost, o to podstatnější je dobrý docházkový systém. Ten za vás zvládne naplánovat směny tak, abyste dodržovali zákonné přestávky a pravidla práce na směny. Netýká se to však jen směnování, ale také přesčasů, pohotovostí či noční práce. Šetří se tím čas i náklady. Čím kvalitnější je výstup z docházky, tím víc času a peněz firma ušetří při zpracování mezd. Může se tak vyhnout pokutám inspektorátu práce a zároveň výrazně zefektivnit práci.
Jak vlastně zmíněný inspektorát práce nahlíží na moderní způsoby evidence docházky, kdy si zaměstnanec jednoduše zadá pracovní dobu přes mobil?
Inspektorátu to nijak nevadí. To jen personalisté se toho stále obávají, a proto zbytečně přistupují k robustnějším řešením, než ve skutečnosti potřebují. My v TULIPu máme mnoho zkušeností s kontrolami z inspektorátu. Mezi našimi klienty jsou i obchodní řetězce nebo velké korporace, kde si kontroly „podávají kliku“. Inspektorát neměl nikdy problém s tím, jak si zaměstnanci v TULIPu evidují docházku. Jsme ve 21. století, už je skutečně pryč doba docházkových listů a „píchaček“ v každé firmě.
Jaké jsou trendy v rámci systémů na evidenci docházky?
Trendy v docházkových systémech jsou do velké míry spojené s vyspělostí technologií. Dnes je to v docházce například přizpůsobení systému pro mobilní zařízení nebo geolokace, díky které se dá zjistit, zda je zaměstnanec na home office nebo na kontrole techniků na stavbě.
Pomáhá vám legislativa, nebo je spíše brzdou?
V něčem pomáhá, v něčem nás brzdí. Pomohlo například uvolnění pravidel s potvrzeními o pracovní neschopnosti od lékařů. Dnes se zadávají elektronicky, nemusíte skenovat papíry. Častěji ovšem legislativa digitalizaci brzdí. Technologicky jsme napřed, uměli bychom dělat elektronicky pracovní smlouvy a mnoho dalších věcí, ale legislativa na technologie není dobře připravená.
Stále jsou na trhu firmy, které evidují docházku papírově na pobočkách. Umíte spočítat kolik času lze ušetřit přechodem na cloudovou platformu?
Je to individuální a závisí to na dvou proměnných. První je aktuální efektivita klienta a druhou složitost docházky. Pokud jde o docházku, když je dvacet lidí v jedné kanceláři, sofistikovaný systém je může spíš brzdit než jim pomáhat. Pokud ale hovoříme o bance, která má sto poboček po celé zemi a v zahraničí, pro tu je online schvalování i kontrola legislativy velká pomoc. Je to vždy o konkrétním klientovi. Například klientka z amerického korporátu nám jednou řekla: „Práci, která trvala půl dne, máme dnes hotovou za 3 minuty.“ Tím vystihla jednou větou nejlepší vlastnosti automatizace procesů, ale určitě to neplatí pro každého klienta stejně.
Zdroj foto: TULIP Solutions
